Les émetteurs des messages à envoyer dans l’application DYMO.INFO sont organisés dans sept niveaux hiérarchiques : Province, Ville, Commune, Quartier, Avenue, Cellule et Membre. Ils sont identifiés par leurs numéros de téléphones, préalablement enregistrés. C’est-à-dire que personne ne peut envoyer ni recevoir un message s’il n’est pas enregistré.

Dans chaque niveau, il n’y a qu’un seul responsable ayant le rôle d’activer l’accessibilité des messages envoyés dans le système. Il a donc le pouvoir de contrôler et de gérer tous messages envoyés par les membres de son entité qu’il contrôle. Il y a donc un strict respect de la hiérarchie dans l’envoi des messages de sorte qu’aucune information ne peut atteindre un certain niveau supérieur sans passer par des instances de contrôle et de gestion plus proches.

Par exemple, le responsable d’un quartier est chargé de contrôler et de gérer tous les messages en provenance des avenues qu’il contrôle. Lui aussi peut émettre dans l’application DYMO.INFO des messages qui doivent être contrôlés par le responsable de sa commune.

Les responsables de cellules sont les informateurs de base dans le système. Ils sont chargés de fournir les toutes premières données utilisables dans le système. Ce sont donc des personnes bien formées dans la récolte des données fiables, et dans l’encodage des données qui seront envoyées dans le système. Ils peuvent collaborer avec certaines personnes de l’entité qu’il contrôle. Ces dernières portent alors le statut des membres de la cellule et restent sous le contrôle du responsable de la cellule.

La présence des utilisateurs de catégorie Membres dans une cellule n’est pas obligatoire. Certaines cellules, jugées faciles à gérer peuvent fonctionner grâce aux seules données fournies par leurs responsables. Les cellules les plus complexes peuvent être décomposées pour donner naissance à des nouvelles cellules autonomes, avec leurs propres responsables de cellules. Dans certains cas, cette décomposition n’est pas toujours possible malgré la complexité de gestion. Par exemple, en cas de manque des personnes capables de gérer de manière autonome toute une cellule, on devra alors recruter des Membres dont le rôle est similaire de gestionnaires de sous-cellules.

Il sera aussi possible de fusionner des cellules plus voisines, par exemple si on a constaté l’indisponibilité de certains responsables de cellules. On pourra alors recruter des Membres, en attendant qu’on obtienne de nouveaux responsables de cellules.

Les destinataires des messages à envoyer dans le système sont bien identifiés par des codes simples, faciles à retenir. Certains sont des messages individuels et d’autres sont des messages groupés.

Pour faciliter le contrôle et la gestion des messages, les destinataires des messages sont donc codés par l’émetteur et l’application se chargera d’identifier individuellement tous les correspondants concernés.

Nous avons, jusque-là, retenu 6 codes de destinataires. Ils sont détaillés dans le tableau suivant :

Il est maintenant question de décrire la manière dont on accorde l’autorisation d’envoi des messages dans le système. Certains messages sont immédiatement acceptés dans le système, sans aucun contrôle, à condition que le compte de l’émetteur soit actif. D’autres, par contre, doivent être soumis sous le contrôle du responsable qui contrôle l’entité d’appartenance de l’émetteur.

1) Les messages acceptés automatiquement dans le système sans aucun contrôle sont des messages dont les destinataires sont codés par les mots clés suivants : SUPERIEUR, INFERIEUR, MOI, DESCENDANCE.
2) Des messages soumis à un contrôle avant qu’ils ne soient accessibles par les destinataires concernés. Il s’agit des messages dont les destinataires sont codés par les mots clés suivants : VOISINS, et RACINE.

Les seuls messages autorisés sont accessibles par les destinataires concernés. Mais s’il y a des messages non encore autorisés par au moins un responsable concerné, le destinataire n’aura qu’une information statistique sans aucun détail. De plus, le responsable peut supprimer n’importe quel message émis par un émetteur quelconque de l’entité sous son contrôle. Dans cette condition, le message sera renvoyé dans la corbeille et ne sera plus à la portée du destinataire, dans le détail ni dans les informations statistiques.

L’application DYMO.INFO met à la disposition de l’utilisateur une interface de saisie de messages sur ordinateur connecté en réseau internet. Ce message prendra la destination bien orientée, tout en respectant la hiérarchie : vers la base de données, ou vers un téléphone sous forme d'un SMS.
Il est aussi possible d'envoyer un même message groupé, à partir de l'internet, vers un nombre important de destinataires. Cette fonctionnalité dépasse de loin des simples SMS composés à partir d'un téléphone. Il facilite aussi l'archivage et même un traitement automatique d'informations.

L’application DYMO.INFO permet aussi aux utilisateurs de saisir des simples SMS, à partir du téléphone et les orienter d'abord sur internet, pour un traitement et archivage comme pour le cas précédent, ensuite ils seront acheminés aux derniers destinataires des SMS. Encore une fois, la base de données incorporée dans l'application DYMO.INFO permet d'étendre les fonctionnalités des SMS.

Les rapports synthétiques à produire au niveau de chaque instance, de la base au sommet, peuvent être élaborés manuellement tout comme automatiquement.
L'élaboration manuel de rapports est le modèle le plus classique: l'utilisateur doit parcourir l'ensemble de messages disponibles dans la base de données et produit un texte synthétique, en tenant compte des dates, des catégories des messages, des auteurs des messages, et même des observations sur des actions qui se sont suivis après exploitation de messages. Ce modèle est le plus long dans l'élaboration de rapports.
L'élaboration automatique de rapports est le modèle le plus rapide, mais demande une préparation préalable et une certaine rigueur lors de la rédaction des messages.
Ce mode d'élaboration de rapports s'applique souvent pour des tableaux statistiques. Il ne sera plus intéressant de compléter des tableaux statistiques manuellement car, si les données ont été bien saisies, le système informatique peut les produire en une seule commande.

Des utilisateurs autorisés peuvent produire des commentaires qui pourront accompagner des messages compilés, sous forme des rapports synthétiques. C'est le cas par exemple des liens vers le détail des messages qui ont été utilisés pour générer des rapports, les auteurs des messages, les circonstances dans lesquels les messages ont été compilés, d'autres informations supplémentaires qui ne sont pas identifiées par les auteurs concernés par le contenu du message synthétisé, des références importantes qui peuvent documenter le rapport, etc..

Les responsables d’entités, dans les différents niveaux hiérarchiques, seront confrontés à un nombre important de messages à gérer. Un certain moment, ils peuvent filtrer ces messages pour pouvoir appliquer des actions collectives, par exemple : AUTORISER, SUPPRIMER, RESTAURER, …

Nous avons prévu trois paramètres de filtrage des messages :

• Date d’envoi : la date d’envoi d’un message est une valeur numérique qui nous accorde quatre possibilités de filtrage de messages à gérer :
. Si ce paramètre n’est pas donné, alors la date d’envoi ne limite aucun message. Il faudra tenir compte des autres paramètres.
. Si ce paramètre exprime une date et le symbole "<", alors on ne considère que des messages dont la date d’émission est strictement antérieure à la date donnée
. Si ce paramètre exprime une date et le symbole ">", alors on ne considère que des messages dont la date d’émission est strictement ultérieure à la date donnée
. Si ce paramètre exprime une date sans aucun autre symbole qui l’accompagne, alors on ne considère que des messages dont la date d’émission correspond exactement à la date donnée

• Code de destination : Le code de destination indique le destinataire du message. En le précisant dans le filtre, on ne sélectionne que les messages concernés par le code. Si ce paramètre reste vide, alors il n’a aucun effet dans la sélection de messages, on ne tiendra donc que des autres paramètres.

• Emetteur : Ce paramètre nous permet de limiter les messages en ne considérant que ceux qui ont été émis par la liste des émetteurs donnés : il s’agit d’une chaîne de caractère contenant la liste de numéros de téléphones des émetteurs, séparés chaque fois par une virgule. Si ce paramètre reste vide, alors il ne participera pas dans le filtrage des messages.

Une phase d'expérimentation de l'application DYMO.INFO est nécessaire avant qu'elle ne soit lancée pour un usage effectif. Pendant cette phase d'expérimentation, on devra recourir à des personnes volontaires qui pourront se partager des rôles et de vérifier toutes les fonctionnalités de l'application. Il s'agit principalement des futures utilisateurs qui se sont disponibilisés pour subir une petite formation pour la création d'un compte, le paramétrage et la gestion d'autres comptes, tout en respectant des limites qui s'imposent.
L'équipe technique d'informatique a créé un certain nombre de comptes, avec des numéros de téléphones fictifs et un même mot de passe qui seront modifiés plus tard par des utilisateurs pour l'expérimentation de l'application. La liste complète des comptes créés sera imprimée sur papier pour faciliter son exploitation pendant les différentes formations.

Le répertoire complet et définitif des utilisateurs de l'application ne sera mis en place qu'après la formation de tous les utilisateurs. Ces derniers seront alors en mesure de créer leurs propres comptes et de les utiliser sans qu'ils ne soient accompagnés par les informaticiens développeurs de l'application.
Les cellules de base répertoriées dans la base de données de l’application DYMO.INFO sont regroupées en avenues, les avenues en quartiers et finalement les quartiers dans les trois communes. Nous allons compléter progressivement dans le tableau suivant, la liste de ces différentes entités les plus connues et les plus sensibles dans la matière visée par l’application DYMO.INFO.